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Herramientas «en la nube» para el desarrollo de proyectos colaborativos: desde el planteamiento inicial a la publicación de resultados

David Pérez Solís

Especialista en Pediatría Servicio de Pediaría, Hospital San Agustín. Avilés

David Pérez Solís

Especialista en Pediatría Servicio de Pediaría, Hospital San Agustín. Avilés

Puntos clave

  • Las herramientas de software «en la nube» permiten compartir su uso entre múltiples usuarios, por lo que resultan ideales para proyectos colabora-tivos.
  • La comunicación por correo electrónico dentro de un grupo de trabajo puede gestionarse de manera más eficiente a través de una lista de correo.
  • Disponemos de servicios de voz y vídeo que facilitan realizar reuniones a distancia entre múltiples usuarios.
  • Algunos servicios de almacenamiento en línea permiten compartir y mantener sincronizada una carpeta con otros usuarios, en la que crear un repositorio de archivos.
  • Los gestores de referencias bibliográficas basados en la web, además de almacenar y clasificar las referencias, ofrecen la posibilidad de compartirlas dentro de grupos o formar redes sociales con otros investigadores.
  • Con un procesador de textos web es posible editar un mismo documento de manera colaborativa, incluir comentarios y responderlos.
  • El uso de este tipo de herramientas debe acompañarse de una actitud más participativa, que aproveche al máximo las posibilidades del trabajo colaborativo, opinando, compartiendo y discutiendo en las distintas etapas de cada proyecto.

 

El trabajo de los profesionales sanitarios, incluyendo labores clínicas, docentes y de investigación, se desarrolla mayoritariamente dentro de equipos. Estos equipos pueden estar vinculados físicamente al lugar de trabajo, pero cada vez es más habitual —y necesaria— la formación de grupos multidisciplinares y desligados de una ubicación geográfica.

 

El desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) ha facilitado enormemente el trabajo en red. Las herramientas basadas en la computación en la nube, muchas de las cuales se pueden incluir dentro de lo que se ha denominado Web 2.0, resultan de particular interés por su facilidad para compartir y sincronizar información entre múltiples usuarios, así como por ser accesibles desde muchos tipos de dispositivos móviles o de sobremesa. El potencial de estas herramientas se extiende a muchos ámbitos de la medicina1,2. En este artículo se describe su uso a través de un supuesto proyecto de investigación llevado a cabo por un grupo de médicos clínicos. Aunque el mayor potencial de ellas se extrae con su uso colaborativo, la mayoría resultan también prácticas para el trabajo individual.

 

Planteamiento inicial: comunicación

Tras un debate surgido en una mesa redonda de un congreso de la Sociedad Española de Medicina de Familia y Comunitaria (semFYC), tres médicos de Atención Primaria de distintas comunidades autónomas se plantean hacer un estudio sobre calidad de vida en enfermos crónicos. Después de unas pocas semanas, tras comentarlo con otros compañeros, llegan a ser siete personas interesadas en participar.

 

Inicialmente se comunican mediante correo electrónico. A medida que se unen nuevos miembros al grupo, es frecuente que alguien se olvide de añadir a alguno de los integrantes a los destinatarios de un mensaje. Como resultado, la información no llega siempre a todo el equipo, lo que da lugar a malentendidos. Para evitar que vuelva a ocurrir lo mismo, acuerdan crear una lista de correo.

 

Las listas de correo electrónico permiten la distribución de mensajes entre múltiples usuarios de forma simultánea. Al enviar un mensaje a la dirección de la lista, este es entregado a todas las personas inscritas en ella. Existen distintas modalidades de configuración, dependiendo de si todos los miembros pueden enviar mensajes, si estos deben ser aprobados previamente por algún moderador, o si la inscripción a la lista es abierta o requiere aprobación previa3.

 

Se pueden crear listas de correo de distintas maneras, pero para proyectos temporales independientes lo más sencillo es emplear un servicio basado en la web. Nuestro equipo se inclina finalmente por la herramienta Grupos de Google (groups.google.com). Crean un grupo del tipo «lista de correo electrónico» y lo configuran de manera que solo sus miembros puedan acceder a los mensajes. Una vez añadidos todos los miembros, enviarán los mensajes del proyecto a una dirección del tipo [nombre_del_grupo]@googlegroups para que sea recibido por todos. Si más adelante se unen más integrantes, les bastará con añadirlos al grupo para que comiencen a recibir los nuevos mensajes y también consultar los mensajes antiguos, visibles de forma similar a un foro de Internet.

 

Para concretar algunos detalles sobre los que todavía no han llegado a un acuerdo, deciden convocar a todos los integrantes del equipo. Dadas las dificultades para hacer una reunión presencial, por la gran dispersión geográfica de sus miembros, optan por una audioconferencia o llamada grupal con el servicio Skype. Esta herramienta permite realizar este tipo de llamadas a través de Internet de manera gratuita, y puede instalarse tanto en ordenadores como en todo tipo de dispositivos móviles.

 

Tras varios días proponiendo distintas fechas y horas para la audioconferencia en la lista de correo, no consiguen encontrar un momento adecuado para todos los miembros del grupo. Finalmente, uno de ellos propone emplear una herramienta para planificación de eventos llamada Doodle (doodle.com), que simplificará esta tarea. Sin necesidad de registrarse en el servicio, se puede crear en Doodle un evento definiendo una serie de días y horas posibles para su realización. A continuación, se envía mediante correo electrónico un enlace a todos los invitados para que puedan seleccionar cuándo pueden asistir a dicho evento. De esta manera, de un vistazo, pueden saber cuál es la fecha en la que coinciden el mayor número de invitados para seleccionarla y avisar a todos de la decisión. Si uno se registra en Doodle puede consultar mejor los eventos en los que ha participado y, además, vincularlos a una cuenta de Google Calendar, de manera que aparezcan automáticamente en el calendario personal. Una vez elegida la fecha, es importante marcarla en la propia herramienta, pues, en caso contrario, los participantes seguirán viendo en sus calendarios todas las opciones disponibles inicialmente.

 

Google Calendar (calendar.google.com) es otro servicio al que nuestro grupo recurrirá en alguna ocasión. No solamente es útil para aquellos que lo utilicen para gestionar su agenda; también permite comunicar un evento o un día clave para el desarrollo del proyecto a todos sus integrantes, notificándolo mediante correo electrónico. Para un proyecto que incluirá varias fechas clave durante su desarrollo, es más práctico crear y compartir un calendario específico. Así, todos los eventos añadidos a dicho calendario aparecerán en las agendas de todos sus usuarios. Es posible delimitar exactamente qué personas tendrán acceso a un calendario, con el único requisito de que dispongan de una cuenta de usuario en Google.

 

Finalmente llega el día de la audioconferencia en la que, tras unos minutos dedicados a resolver algunos pequeños problemas técnicos, los miembros de nuestro equipo pueden saludarse y conversar sobre su proyecto. También acuerdan probar en otra ocasión un servicio de videoconferencia que les permita verse las caras y compartir imágenes. Dado que Skype solo admite esa posibilidad en grupo si alguno de los participantes dispone de cuenta Premium (de pago), optan por probar Hangouts de Google (http://www.google.com/intl/es_es/ /learnmore/hangouts).En cualquiera de estos casos, es conveniente que los participantes hagan algunas comprobaciones antes de la reunión: crear un grupo o círculo con todos los contactos que van a participar en la agenda del servicio elegido, asegurarse de disponer de micrófono (generalmente incluido en las webcams) y comprobar que funciona, disponer de una conexión a Internet con ancho de banda suficiente y tener actualizado el software a la última versión disponible. Cuantos más usuarios vayan a participar, más probable es que puedan surgir problemas técnicos, por lo que debe estar previsto un margen de tiempo al comienzo de la reunión para resolverlos.

 

Durante las primeras semanas de desarrollo de su proyecto los componentes del grupo intercambian muchos archivos relativos a él (artículos en formato PDF, modelos de consentimiento informado, solicitudes de autorización, etc.). Inicialmente se los envían mediante correo electrónico a través de su grupo de Google y cada usuario los almacena en su ordenador según su criterio. Pronto se dan cuenta de que así resulta difícil gestionar tanta documentación, especialmente con los archivos que son modificados cada cierto tiempo, y en los que es fácil olvidar quién tiene la versión más actualizada.

 

Uno de los miembros del equipo es usuario de Dropbox (dropbox.com), un servicio de almacenamiento en línea que permite disponer de una copia de seguridad en la nube de una carpeta del ordenador y, además, sincronizar dicha carpeta en todos los dispositivos que utilicemos (ordenador portátil, móviles, tabletas digitales, etc.)4. Decide invitar al resto del equipo a usar esta herramienta para poder sacar partido a otra de sus características: las carpetas compartidas. Con ella, todos los miembros podrán tener acceso a una carpeta común dentro de su cuenta de Dropbox, de manera que siempre tendrán accesible en sus dispositivos el mismo contenido. La carpeta compartida se convierte pronto en un exhaustivo repositorio de documentación sobre el tema del estudio, al que todos pueden contribuir y acceder de manera cómoda.

 

Recogida de datos

El trabajo ya está en marcha, con la encuesta diseñada, las autorizaciones concedidas y los criterios de inclusión bien definidos. La encuesta se entregará en formato papel y será recogida en la misma consulta. Con el fin de repartir la parte más tediosa del trabajo —el volcado de las encuestas en una base de datos—, los miembros del grupo acuerdan encargarse cada uno de su parte. Una opción sería hacer un diseño de base de datos común, por ejemplo con Microsoft Access, y fusionar los distintos archivos al acabar el estudio. Pero, con el fin de centralizar el proceso desde el principio, deciden utilizar la herramienta de creación de formularios (figura 1) de Google Drive (drive.google.com), anteriormente llamado Google Docs.

Esta herramienta permite diseñar formularios desde el propio navegador de manera muy intuitiva. Dispone de diferentes formatos de recogida de datos para cada pregunta del formulario (respuesta única o múltiple, escalas, casillas de selección, texto libre, fecha, etc.) e incluso se puede diseñar un flujo de preguntas diferente en función de las respuestas que se vayan seleccionando. Al diseñar un formulario se crea automáticamente en Google Drive una hoja de cálculo en la que se irán volcando los datos de cada encuesta contestada.

 

Los formularios pueden ser compartidos públicamente mediante un enlace web, opción que permite distribuir encuestas de manera rápida y económica y evita el uso del papel. Pero, en este caso, dado el perfil de la población a la que se dirige la encuesta, los investigadores prefieren administrarla en formato papel en la misma consulta. Serán los propios profesionales quienes incluirán cada encuesta en la base de datos mediante el formulario creado. Dado que los datos recogidos estarán almacenados en los servidores de Google, deben ser convenientemente anonimizados, eliminando los datos personales de los participantes e identificándolos en la base de datos mediante un código. Para mantener la confidencialidad, el acceso al formulario y a la hoja de cálculo con los datos solo se autoriza de manera restringida a los miembros del grupo mediante sus perfiles de Google. La hoja de cálculo podrá ser consultada por ellos en cualquier momento y exportada para su uso en programas como Excel o SPSS.

 

Redacción del manuscrito

Durante los meses de diseño del trabajo y recogida de datos, los miembros del equipo están leyendo muchas referencias bibliográficas sobre el tema y convirtiéndose en verdaderos expertos. A medida que reúnen más citas, comienzan a cuestionarse cuál es la mejor manera de gestionarlas, especialmente pensando en el momento en el que tendrán que publicar y discutir sus resultados.

 

Alguno de los miembros recuerda haber usado años antes algún programa de escritorio para la gestión de referencias bibliográficas (Reference Manager, Endnote, etc.) al hacer su trabajo de investigación durante su último año como residente. Pero ya no dispone del programa y se da cuenta de que también ha perdido el archivo donde almacenaba las citas. Para que no vuelva a suceder lo mismo, esta vez usará un servicio web de gestión de referencias que permita almacenarlas directamente desde las páginas web de las revistas médicas o desde bases de datos como PubMed5. También quiere poder compartirlas fácilmente con los demás miembros del grupo y poder conectar su base de datos con un procesador de textos para generar el listado de referencias en el momento de redactar futuros manuscritos que surjan del trabajo. Tanto Mendeley como Zotero cumplen con estos requisitos y resulta difícil descartar uno de ellos. Zotero es más versátil como gestor de todo tipo de documentos y notas, además de bibliografía. Mendeley se centra más en la gestión de referencias bibliográficas, con la posibilidad de incluir comentarios en los documentos en formato PDF, y también funciona a modo de red social de investigadores, lo cual puede suponer un potencial añadido si se encuentra una masa crítica de usuarios con intereses similares en un campo de investigación. De hecho, si nuestro equipo busca en estos servicios, podrá encontrar ya algún pequeño grupo sobre la calidad de vida relacionada con la salud.

 

Una vez recogidos y analizados los datos, llega el momento de comunicar los resultados. Tras ganar soltura con distintas herramientas web, nuestro equipo se anima a utilizarlas para la redacción del resumen que presentarán en una reunión científica y para el posterior manuscrito que enviarán para su publicación en una revista médica. Buscan un procesador de textos web que permita a todos los miembros del grupo ver, comentar y editar cada documento antes de su versión definitiva, evitando el farragoso proceso de enviarse sucesivas versiones de cada documento mediante correo electrónico. También barajan la posibilidad de usar un procesador de textos de escritorio (Word, LibreOffice) trabajando sobre su carpeta de Dropbox. Pero, para evitar problemas por conflicto de versiones que pueden surgir si varios miembros editan simultáneamente sobre el mismo documento, deciden trabajar completamente en la nube. Comentan distintas alternativas, como la muy completa Zoho (zoho.com), aunque, finalmente, dado que ya están empleando otras herramientas de Google, se inclinan por Google Drive (drive.google.com).

 

El procesador de textos de Google Drive (figura 2) permite crear documentos de cierta complejidad, incluyendo formatos de texto, estilos, tablas, imágenes y notas a pie de página, útiles para insertar referencias bibliográficas. Quizá lo más interesante es la posibilidad de incluir comentarios en cualquier parte del documento para que sean vistos y discutidos por el resto de compañeros, que pueden recibir avisos en su bandeja de correo electrónico cuando alguien añade nuevos comentarios. El sistema permite compartir cada documento de muy diversas maneras, especificando quiénes pueden solamente verlo, quiénes añadir comentarios y quiénes están autorizados para editarlo. Todos los cambios que se realizan son registrados, y en cualquier momento se puede acceder a versiones anteriores y deshacer las modificaciones realizadas.

Esta herramienta permite incluso que varios usuarios trabajen simultáneamente sobre el mismo documento, visualizando las modificaciones realizadas por otros en tiempo real. Esta forma de trabajar favorece una implicación real de todo el equipo en la redacción y revisión de los manuscritos. La opción de trabajar con un procesador de texto de escritorio y enviar cada borrador mediante correo electrónico resulta menos ágil y complica la gestión de los cambios que se van sucediendo, ya que debe centralizarse la gestión en manos de un único usuario que dispone de la versión más actualizada. Como consecuencia, raramente los demás miembros aportan modificaciones sustanciales al manuscrito, pero esto ahora puede cambiar radicalmente si el uso de estas nuevas herramientas se acompaña de una mentalidad más activa por parte de todos los participantes.

 

Una vez revisado y aprobado el manuscrito principal, puede descargarse en diversos formatos compatibles con los principales procesadores de texto de escritorio (Word, LibreOffice/OpenOffice, etc.), lo que facilita hacer una nueva revisión para los últimos retoques en el aspecto final del documento. Si se considera necesario, tanto Zotero como Mendeley permiten conectarse al procesador de textos para generar una lista de referencias bibliográficas con el formato adecuado para la publicación a la que se vaya a enviar el manuscrito. Cuando el número de referencias incluidas no sea muy grande, puede ser suficiente el uso de notas al final del documento.

 

Más allá de la idea inicial

Nuestro grupo de trabajo ha concluido con éxito el objetivo inicial que se marcó con el proyecto de investigación. Pero durante su elaboración hemos desarrollado además un sistema de trabajo que nos servirá para dar lugar a nuevas ideas. Un buena parte del trabajo, como el repositorio de documentos, las discusiones de la lista de correo o la base de datos de referencias bibliográficas, estará fácilmente disponible para las personas que se unan al grupo y para los equipos con los que quieran compartirlos.

 

Durante los meses siguientes, algunos de ellos prepararán sesiones sobre el tema para exponer sus hallazgos en varios centros de trabajo. Comprobarán que, además de exponer su presentación de forma directa a unas pocas decenas de personas, pueden hacerla visible para cientos o miles más, si la comparten en un repositorio público como SlideShare (es.slideshare.net).

 

Es posible que alguno se anime a comenzar un blog relacionado con el tema de proyecto, en el cual comentar nuevas publicaciones que surjan al respecto. Otros descubrirán nuevas herramientas, como EverNote (evernote.com/intl/es) o Storify (storify.com), con las que recopilar o compartir toda la información que les llega relacionada con este u otros temas. Otros perderán interés por este asunto y abandonarán el grupo de trabajo, pero la contribución realizada hasta ese momento por ellos será visible y podrán aprovecharla quienes les sucedan más adelante.

 

Más allá de la utilidad técnica de los nuevos servicios basados en Internet que se están desarrollando, su verdadero potencial radica en su capacidad para cambiar las formas tradicionales de colaboración y trabajo en grupo. Este potencial se ha podido comprobar en grandes proyectos globales culturales (Wikipedia) o empresariales6, pero su generalización a proyectos más pequeños, acompañada de un cambio de mentalidad a favor del intercambio de conocimiento y la formación de redes más allá de lo local, puede dar lugar a efectos multiplicadores de mucha mayor magnitud.

 

Resumen

La expresión «herramientas “en la nube”» hace referencia a servicios que se ejecutan en servidores de Internet, a los que se accede a través de distintos dispositivos (ordenadores, dispositivos móviles, etc.). Esta configuración permite su uso descentralizado y facilita su uso compartido por múltiples usuarios. Este tipo de herramientas puede facilitar el trabajo en grupo y el desarrollo de proyectos colaborativos a distancia.

 

A través de un supuesto proyecto de este tipo, se muestran ejemplos de esta clase de servicios y su aplicación a las distintas fases de su desarrollo, como la comunicación entre los miembros del grupo, el intercambio de archivos, las reuniones no presenciales, la recogida de datos o la redacción de documentos.

Bibliografía

  1. Giustini D. How Web 2.0 is changing medicine. BMJ. 2006;333:1283-4.
  2. Pérez Solís D. Web 2.0 en medicina: un conjunto de herramientas útiles y una oportunidad de cambio. Bol Pediatr. 2011;51:204-16.
  3. Bravo Acuña J, Merino Moína M. Pediatría e Internet. Rev Pediatr Aten Primaria. 2001;3:91-9.
  4. Bravo Acuña J. Herramientas para compartir información en Internet: Google Docs, Dropbox, Twitter y RSS. Rev Pediatr Aten Primaria. 2012;14(Supl. 22):95-9.
  5. Alonso-Arroyo A, González de Dios J, Navarro-Molina C, VidalInfer A, Aleixandre-Benavent R. Fuentes de información bibliográfica (XII). Gestores de referencias bibliográficas: generalidades. Acta Pediatr Esp. 2012;70(5):211-6.
  6. Tapscott D, Williams AD. Wikinomics: la nueva economía de las multitudes inteligentes. 1.a ed. Barcelona: Ediciones Paidós Ibérica, S.A., 2007.

Comentarios

Luis Andrés 30-11-13

Je, je, ha sido como lo de "A propósito de un caso". Muy claro y amigable

Fran 12-11-13

Me ha parecido una forma simple, sencilla y amigable de expresar como podemos utilizar todas esas herramnientas en el dia a dia de cada uno. Gracias.